Käyntimäärätilastot

Ohessa tietoja ja ohjeita käyntimäärätietojen laskemiseen sekä käytettyjen termien määritelmiä FF:n tilastoissa.

Tapahtumien ja esitysten lukumäärä

Festivaaleilta kysytään sekä maksullisten että ilmaisten ”tapahtumien” ja ”esitysten” määrää. Näillä käsitteillä tarkoitetaan.

Tapahtuma

Tapahtuma on tuotannollinen kokonaisuus:
– Esimerkiksi rock- tai folkfestivaalilla yksi tapahtumapäivä, johon pääsee yhdellä lipulla. Sen tyyppisessä ”tapahtumassa” taas ”esityksiä” on niin monta kuin on erillistä konserttia tai muuta sellaista.
– Esimmerkiksi Taiteiden yö -tyyppinen kokonaisuus on yksi ”tapahtuma”, jonka alla on kymmeniä ”esityksiä”.
– Esimerkiksi oopperafestivaalilla yksi oopperatuotanto on yksi tapahtuma, joka voidaan esittää useita kertoja.

Esitys

Esitys on yksittäinen konsertti, tanssiesitys, keikka ja niin edelleen, joita voi yhden ”tapahtuman” alla olla useita.

Myydyt liput ja kokonaiskäyntimäärä

Myydyt liput

1. Yksittäinen lippu on festivaalin kirjanpidossa näkyvä myyntitapahtuma. Jokainen myyty lippu ilmoitetaan yhdeksi myydyksi lipuksi.

2. Sarjalippuon lippu, jolla pääsee useaan maksulliseen esitykseen. Jos sillä pääsee esim. kymmeneen esitykseen, joihin kuhunkin on myytävänä myös yksittäisiä lippuja, lasketaan sarjalippu 10 myydyksi lipuksi.

3. Festivaalipassion sarjalipunomainen lippu, jolla pääsee useaan tapahtumaan. Pääsääntöisesti tällainen passi lasketaan yhdeksi myydyksi lipuksi.

Poikkeuksia:
– Jos festivaalipassi on voimassa useamman päivän ajan, voi kertoimena käyttää päivien lukumäärää. Esimerkiksi jos festivaalille pääsee yhdellä passilla kolmen päivän ajan, voidaan passi laskea kolmeksi myydyksi lipuksi; jos passilla pääsee festivaalille kahtena päivänä, voidaan passi laskea kahdeksi myydyksi lipuksi ja niin edelleen.
– Jos festivaalipassin oikeuttamiin kaikkiin yksittäisiin esityksiin voi myös ostaa yksittäisiä lippuja, voidaan festivaalipassi kertoa yksittäisten maksullisten tilaisuuksien lukumäärällä. Ja sama kääntäen: mikäli tapahtumaan ei myydä erillisiä lippuja eri esityksiin, vaan vain tapahtumakohtaista yleislippua, ei myytyjen yleislippujen määrää voida kertoa myydyissä lipuissa kyseisen tapahtuman esitysten määrällä.

4. Sponsoreille annetut liput katsotaan myydyiksi lipuiksi silloin, kun pääsylippujen arvo on osa yhteistyövastiketta.

5. Varsinaisen festivaaliajan ulkopuolella järjestetyt tapahtumat voidaan laskea mukaan myytyjen lippujen kokonaismäärään, jos tapahtumat on markkinoitu selkeästi festivaalinimikkeen alla ja jos niihin on ollut yleisesti lippuja myynnissä. Tällaisia ovat esimerkiksi festivaalin ”talvikonsertit”, erilaiset yleisölle avoimet promootiokonsertit ja niin edelleen.

Festivaalin myytyihin lippuihin ei voi laskea:
– suljettuja kutsuvierastilaisuuksia
– festivaalitoimiston järjestämiä, mutta jonkun toisen nimikkeen alla markkinoitavia tapahtumia.

6. Jos saman festivaalinimikkeen alla järjestetään eri aikoina useita festivaaleja, otetaan ne huomioon omina yksittäisinä festivaaleinaan. Sen sijaan pääfestivaalin kanssa samaan aikaan järjestettävät tapahtumakokonaisuudet (esimerkiksi Pori Jazz  – Pori Jazz Kids; Kotkan Meripäivät – Lasten Meripäivät) ) eivät ole erillisiä festivaaleja vaan lasketaan pääfestivaalin kanssa yhteen.

Kokonaiskäyntimäärät

Pääsääntöisesti kokonaiskäyntimäärä on myydyt liput (huomioiden mahdollisesti kertoimelliset festivaalipassit, päiväliput, alueliput ja niin edelleen) + vapaaliput + arvio ilmaistapahtumien käyntimääristä.

Vapaalippuja ovat perinteisten pressi- kutsuvieras- ja taiteilijalippujen lisäksi esimerkiksi alle 18-vuotiaiden ilmainen sisäänpääsy tai erilaiset sosiaalisin perustein myönnetyt ilmaisliput.

Ilmaistapahtumien käyntimäärän täytyy perustua luotettavaan asiantuntija-arvioon, mieluiten poliisin arvioon.